L’innovazione che parte dai processi

Dai trackrecord alle matrici di responsabilità, come un approccio sixsigma ci salverà dalle perdite di tempo… e denaro!

Lord William Thomson Kelvin fu un famoso matematico, ingegnere e fisico britannico, che, tra le altre cose, contribuì a sviluppare la seconda legge della termodinamica, fu l’inventore della scala di temperatura assoluta e calcolò l’età esatta del pianeta terra. La sua affermazione “Se non si può misurare qualcosa, non si può migliorarla” è usata da tutti coloro che si occupano di organizzazione aziendale con metodologia lean sixsigma ed io la trovo illuminante.

Ma perchè questo dovrebbe interessare uno studio legale?

Se andassimo ad analizzare i flussi delle informazioni all’interno degli studi di medie e grandi dimensioni così come se cercassimo di disegnare i processi alla base di alcune loro scelte strategiche di medio e lungo periodo molto probabilmente ci troveremo di fronte a ragnatele di interconnessioni casuali dove districarsi e cercare ordine tra input e output di una decisione sarebbe impossibile.

Questo tipo di approccio, o sarebbe meglio dire non approccio, metodologico porta inevitabilmente a inutili perdite di tempo ed il tempo, si sa, in uno Studio deve essere billable.

Pensiamo ad esempio a come sempre più spesso per aggiudicarsi dei mandati i professionisti debbano  gestire delle Richieste Di Offerta (RDO) provenienti dai clienti (detti anche pitch o beauty contest).

Le RDO possono arrivare tramite email a un determinato professionsita, possono essere gestite da provider tecnologici che fungono da intermediari super partes, a volte si riceve una telefonata tramite centralino, si capita anche questo. Le RDO possono essere inoltre più o meno complesse da gestire, non solo rispetto alle informazioni che è necessario raccogliere ed organizzare in modo coerente ma soprattutto in considerazione della variabile «tempo concesso allo Studio per elaborare ed inviare un’offerta», che spesso è davvero ridotto.

L’obiettivo di uno Studio legale di medie e grandi dimensioni dovrebbe essere cercare una  soluzione migliorativa dei propri processi interni di elaborazione delle risposte alle RDO puntando a:

• ridurre i tempi di reperimento delle informazioni all’interno dello Studio;
• salvaguardare la qualità delle informazioni date al potenziale cliente;
• individuare, gestire ed ottimizzare i costi di gestione che ogni singola RDO genera;
• elaborare risposte pertinenti indagando anche i «bisogni oltri i bisogni».

Per raggiungere simultaneamente tutti questi obiettivi possiamo prendere spunto dalla metodologia SixSigma; un approccio che attenendosi a collaudati principi e tecniche per il miglioramento e la gestione della qualità in azienda ci aiuterà ad elaborare nuove linee guida per lo Studio per migliorare produttività ed efficienza degli attori coinvolti  nella gestione delle risposte alle RDO e a massimizzare  il successo delle nostre offerte.

SixSigma si basa su un modello articolato in 5 fasi noto con l’acronimo DMAIC (Define – Measure – Analyse – Improve – Control)

Per adottare  un approccio SixSigma è necessario rivolgersi a professionisti certificati in questa metodologia che sapientemente utilizzeranno tutti gli strumenti del DMAIC per coinviolgere i diretti interessati in uno sforzo di ottimizzazione dei processi passo dopo passo,  partendo dall’analisi delle infomazioni dello Studio. 

Tutto i progetti SixSigma si concludono con la costruzione di un modello Pilot che, nel caso di gestione di risposte alle Richieste di Offerta, potrà contenere alcuni o tutti i seguenti elementi:

• Analisi AS-IS del processo di gestione delle RDO
• Tavola delle misurazioni di efficacia ed efficienza del processo
• Output dei brainstorming interni per individuare soluzioni condivise di miglioramento
• Processo “to be”  comprendente:
  • Matrice delle responsabilità a tendere
  • GANTT della fase di introduzione dei miglioramenti proposti

Un’altro degli innumerevoli vantaggi della scelta di un approccio SixSigma è anche quello che allo Studio committente sarò sempre rilasciato uno strumento di analisi e controllo continuativo dei propri processi.

In quali ostacoli potrebbe inciampare uno Studio che decidesse di avventurarsi in un progetto SixSigma? Il vero scoglio sarebbe di tipo culturale, progetti di questo tipo richiedono un elevato engagement delle risorse coinvolte e questo è possibile solo se esiste un forte commitment da parte dei soci dello Studio e la partecipazione di professionisti con seniority e specializzazione diverse ai quali va spiegato ed illustrato il valore ed il vantaggio di mapapre e standardizzare alcune attività a basso valore aggiunto.

Siamo infatti abituati a considerare la “standardizzazione” in una accezione generalizzata del tutto negativa, la colleghiamo ad una relativa perdità di creatività e possibilità di improvvisazione. A pensarci bene in realtà è proprio il contrario.

Provate a partire da un semplice monitoraggio del tempo dedicato dai professionisti alle ultime RDO che avete gestito. Considerate tutti i passaggi, le diverse seniority coinvolte, le email inviate alla ricerca di informazioni che non erano in un data base, quante ore avete impiegato inq ueste attività? Quanto è costato scrivere, correggere, riscrivere il documento di risposta? Quanto tempo in più avreste potuto dedicare allo studio del cliente e delle sue necessità non espresse nel documento ricevuto? Possiamo risparmiare e migliorare? Si, se impariamo a misurare e a pensare in maniera strategica.