Gestire le richieste di offerta con metodologia SixSigma

Per aggiudicarsi dei mandati i professionisti si trovano sempre più spesso nella situazione di dover gestire delle Richieste Di Offerta (RDO) provenienti dai clienti (detti anche pitch o beauty contest).

Questa pratica è ormai da diversi anni la più utilizzata dalle imprese per scegliere i propri consulenti legali esterni. A coordinare  questi processi, che sono poi delle vere e proprie gare tra fornitori, sono molto spesso gli uffici legali interni delle aziende, altre volte l’ufficio acquisti.  

Le RDO possono essere più o meno complesse da gestire, non solo rispetto alle informazioni che è necessario raccogliere ed organizzare ma soprattutto in considerazione della variabile «tempo concesso allo Studio per elaborare ed inviare un’offerta», che spesso è davvero minimo.

L’elaborazione delle risposte alle RDO all’interno degli studi legali viene affrontata  in modo non standardizzato ed a volte, anche all’interno di uno stesso dipartimento, il processo di  gestione della risposta dell’offerta diviene più complesso dell’offerta stessa.

Vi siete mai chiesti:

• Quanto «costa» realmente gestire una Richiesta di Offerta in termini sia di tempo sia di costi economici?
• È possibile migliorare ed ottimizzare i processi interni di elaborazione delle risposte alle RDO?

La risposta è si, ma come fare?

L’obiettivo di uno Studio legale di medie e grandi dimensioni dovrebbe essere cercare una  soluzione migliorativa dei propri processi interni di elaborazione delle risposte alle RDO puntando a:

• ridurre i tempi di reperimento delle informazioni all’interno dello Studio;
• salvaguardare la qualità delle informazioni date al potenziale cliente;
• individuare, gestire ed ottimizzare i costi di gestione che ogni singola RDO genera;
• elaborare risposte pertinenti indagando anche i «bisogni oltri i bisogni».

Esistono strumenti collaudati per raggiungere simultaneamente tutti questi obiettivi?

Prendendo in prestito dal mondo delle aziende alcuni spunti una metodologia che può essere utile ai nostri fini è SixSigma; un approccio che attenendosi a collaudati principi e tecniche per il miglioramento e la gestione della qualità in azienda ci aiuterà ad elaborare nuove linee guida per lo Studio per migliorare produttività ed efficienza degli attori coinvolti  nella gestione delle risposte alle RDO e a massimizzare  il successo delle nostre offerte.

SixSigma si basa su un modello articolato in 5 fasi noto con l’acronimo DMAIC (Define – Measure – Analyse – Improve – Control)

Per adottare  un approccio SixSigma è necessario rivolgersi a professionisti certificati in questa metodologia che sapientemente utilizzeranno tutti gli strumenti del DMAIC per coinviolgere i diretti interessati in uno sforzo di ottimizzazione dei processi passo dopo passo,  partendo dall’analisi delle infomazioni dello Studio. 

Tutto i progetti SixSigma si concludono con la costruzione di un modello Pilot che, nel caso di gestione di risposte alle Richieste di Offerta, potrà contenere alcuni o tutti i seguenti elementi:

• Analisi AS-IS del processo di gestione delle RDO
• Tavola delle misurazioni di efficacia ed efficienza del processo
• Output dei brainstorming interni per individuare soluzioni condivise di miglioramento
• Processo “to be”  comprendente:
  • Matrice delle responsabilità a tendere
  • GANTT della fase di introduzione dei miglioramenti proposti

Un’altro degli innumerevoli vantaggi della scelta di un approccio SixSigma è anche quello che allo Studio committente sarò sempre rilasciato uno strumento di analisi e controllo continuativo dei propri processi.

Quali possono essere le barriere interne da superare affinchè un progetto SixSigma abbia successo?

I progetti SixSigma richiedono un elevato engagement delle risorse coinvolte e questo è possibile solo se esiste un forte commitment da parte dei soci dello Studio e la partecipazione di professionisti con seniority e specializzazione diverse. Per il successo del progetto sarebbe poi sempre opportuno coinvolgere l’ufficio Marketing ed il CFO o COO dello Studio.

Siamo inoltre abituati a considerare la “standardizzazione” in una accezione generalizzata del tutto negativa, la colleghiamo ad una relativa perdità di creatività e possibilità di improvvisazione. A pensarci bene in realtà è proprio il contrario; mappare e standardizzare attività a basso valore aggiunto avrà effetti dirompenti nell’elaborazione delle risposte alle nuove RDO; ci sarà infatti da una parte più tempo per concentrarsi nel creare un reale valore aggiunto per i nostri potenziali clienti quando prepariamo le nostre offerte e dall’altra parte le ore risparmiate dai professionisti nel compilare i documenti di risposta potranno essere impiegate per attività di business development o …semplicemente più billable.